ایمیلها به بخشی مهم از زندگی روزمره ما تبدیل شدهاند. ما از آنها برای ارتباط با دوستان و خانواده و همچنین برقراری ارتباط با همکاران در محل کار استفاده میکنیم. در سال ۲۰۲۲، تعداد کاربران ایمیل در سطح جهان به ۴.۲۶ میلیارد نفر رسید و پیشبینی میشود این تعداد تا سال ۲۰۲۶ به ۴.۷۳ میلیارد کاربر افزایش یابد. به همین دلیل، ایمیلها به روشی بسیار محبوب برای ارتباط با افراد، به ویژه در محیط کار، تبدیل شدهاند، زیرا این امکان را فراهم میکنند که با افراد هم محلی و هم بینالمللی صحبت کنیم. اما نوشتن ایمیلهای خوب کاری به زبان انگلیسی میتواند دشوار باشد اگر هنوز در حال یادگیری این زبان جهانی هستید. نگران نباشید! امروز ما ده نکته برای نوشتن یک ایمیل به زبان انگلیسی به شما ارائه میدهیم.
قالب پایه برای نوشتن یک ایمیل انگلیسی
قبل از اینکه نکات نوشتن ایمیل را یاد بگیریم، مهم است که با اجزای مختلف یک ایمیل حرفهای آشنا شویم. معمولاً پنج بخش اصلی وجود دارد، اما این بخشها بسته به اینکه به چه کسی ایمیل میزنید و چرا ممکن است تغییر کنند. بیایید بیشتر درباره این قالبها یاد بگیریم و ایمیلهای حرفهای انگلیسی بنویسیم.
- سلام: این بخش مربوط به نحوه سلام کردن به شخصی است که به او ایمیل میزنید. سلام شما باید محترمانه و حرفهای باشد تا شخصی که به او ایمیل میزنید احساس احترام و ارزشمندی کند.
- معرفی: در اینجا شما دلیل ارسال ایمیل خود را توضیح میدهید و اگر نیاز باشد، اطلاعات زمینهای را برای خواننده/دریافتکننده ارائه میکنید. این میتواند شامل پیگیری یک مکالمه قبلی، اشاره به پیوست در خط اول یا حتی پرسیدن یک سوال باشد.
- بدنه: اینجا جایی است که شما قسمت اصلی پیام خود را مینویسید. نکته کلیدی این است که واضح باشید و زیاد ننویسید زیرا ممکن است افراد زمان کافی برای خواندن ایمیلهای طولانی نداشته باشند. اگر چیزهای زیادی برای گفتن دارید، میتوانید از نقاط گلولهای یا فهرستها استفاده کنید تا خواندن آن آسانتر شود.
- خداحافظی: مهم است که با شخصی که به او ایمیل میزنید خداحافظی کنید و همچنین میتوانید ایمیل خود را با تشکر از آنها برای وقتشان پایان دهید. روشهای مختلفی برای انجام این کار وجود دارد، مانند گفتن «متشکرم»، «با بهترین آرزوها» یا «با احترام».
- امضا: زمانی که یک ایمیل ارسال میکنید، مهم است که نام کامل خود و هرگونه اطلاعات تماس که ممکن است خواننده نیاز داشته باشد تا با شما تماس بگیرد را شامل کنید. این را امضا مینامند. این کمک میکند تا خواننده بداند چه کسی پیام را ارسال کرده و چگونه میتواند در صورت داشتن سوالات با شما تماس بگیرد.
حالا که ساختارهای پایه یک ایمیل را درک کردید، بیایید نگاهی به نکات مفیدی برای نوشتن ایمیلهای خوب انگلیسی برای کار بیندازیم.
نکات نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی برای حرفهایها
در اینجا ده نکته مفید برای نوشتن یک ایمیل به زبان انگلیسی برای کار آورده شده است که فهم آنها آسان است، پیام شما را منتقل میکند و به شما کمک میکند از هرگونه مشکل جلوگیری کنید. بیایید شروع کنیم!
1. موضوع باید توضیح دهد که ایمیل درباره چیست:
موضوع اولین چیزی است که خواننده میبیند. بنابراین باید مطمئن شوید که واضح و مختصر باشد. به جای اینکه فقط بنویسید «سلام»، میتوانید چیزی مانند «یادآوری جلسه: بحث درباره تقویم اجتماعی» بنویسید. آن را کوتاه و شیرین نگه دارید!
2. خواننده را به طور مناسب و محترمانه سلام کنید:
ایمیل خود را با یک سلام دوستانه شروع کنید تا تأثیر خوبی بگذارید. اگر دارید یک ایمیل رسمی مینویسید، میتوانید از «عزیز» همراه با نام شخص استفاده کنید، مانند «عزیز جسیکا» یا «عزیز آقای اسمیت». برای ایمیلهای غیررسمی، فقط میتوانید بگویید: «سلام جان!» فقط یادتان باشد محترمانه باشید و احترام نشان دهید.
3. خودتان را در خط اول معرفی کنید:
وقتی برای اولین بار به کسی ایمیل میزنید، خودتان را در خط اول واضح معرفی کنید و نام خود و موضوعی که میخواهید درباره آن صحبت کنید را ذکر کنید. مثلاً میتوانید بگویید: «سلام، من آدام هستم و دارم تماس میگیرم تا درباره… صحبت کنم» یا «جینی هستم، خواستم درباره… صحبت کنم». اگر اطلاعات مهمی وجود دارد که کمک کند شخص بفهمد چرا پیام شما ارسال شده، باید آن را نیز اضافه کنید.
4. سعی کنید تمام ایمیلهای انگلیسی خود را کوتاه و مختصر نگه دارید:
واضح و مستقیم درباره دلیل نوشتن خود باشید. یادتان باشد هیچکس نمیخواهد یک ایمیل طولانی بخواند، بنابراین از جملات و پاراگرافهای کوتاه استفاده کنید تا خواندن آن آسانتر شود. مستقیماً به موضوع بروید با چیزی مانند «من دارم تماس میگیرم تا از شما بپرسم درباره…» یا
«امیدوارم حالتان خوب باشد! خواستم با شما اشتراک بگذارم…». یادتان باشد یک ایمیل، یک موضوع! از نقاط گلولهای برای برجسته کردن اطلاعات مهم استفاده کنید.
مثلاً: «به کمک شما نیاز دارم…»، یا «من در تاریخ… در دسترس هستم»، یا حتی «میتوانید تا… به من اطلاع دهید؟»
5. از کلمات و لحن مناسب هنگام نوشتن یک ایمیل حرفهای استفاده کنید:
وقتی دارید یک ایمیل کاری مینویسید، انتخاب کلمات خود را با دقت انجام دهید. محترمانه باشید و از زبان حرفهای استفاده کنید. برای ایمیلهای غیررسمی، میتوانید راحتتر باشید اما همچنان از استفاده از اصطلاحات عامیانه یا بیش از حد غیررسمی پرهیز کنید. همچنین درباره لحن پیام خود فکر کنید. اگر میخواهید دوستانه به نظر برسید، از کلماتی مانند «لطفاً» و «متشکرم» استفاده کنید. اگر سعی دارید مشکلی را حل کنید، آن را با لطافت توضیح دهید تا رابطه خوبی حفظ شود. یادتان باشد احترام همیشه مهم است!
6. افکار خود را به طور واضح و منطقی سازماندهی کنید:
وقتی دارید یک ایمیل مینویسید، چند دقیقه اضافی صرف سازماندهی افکار و پیام خود کنید. ابتدا با نقطه اصلی یا هدف پیام خود شروع کنید و سپس جزئیات بیشتری ارائه دهید. در نهایت با جمله واضحی پایان دهید که به خواننده بگوید چه کاری از او انتظار دارید.
7. ایمیلهای خود را قبل از ارسال بررسی کنید:
همیشه قبل از ارسال ایمیل خود آن را بررسی کنید. اشتباهات املایی، گرامری و نقطهگذاری را چک کنید. آن را بلند بخوانید تا ببینید آیا درست به نظر میرسد و فهمیدن آن آسان است یا نه. همچنین میتوانید از ابزارهای بررسی املایی و گرامری استفاده کنید تا نوشتار خود را بهتر کنید.
8. برای فرهنگهای مختلف در ایمیلهای خود احترام قائل شوید:
وقتی با افرادی از فرهنگهای مختلف صحبت میکنید، مهم است که نسبت به آداب و رسوم مختلف احترام بگذارید. این شامل نحوه سلام کردن شما، میزان رسمی بودن شما و نحوه ارتباط برقرار کردن شماست. سعی کنید دوستانه و مثبت باشید و از منفی بودن یا بیاحترامی پرهیز کنید. این باعث ایجاد محیطی خوشایند برای همه خواهد شد.
9. ایمیل انگلیسی خود را با امضای حرفهای پایان دهید:
وقتی یک ایمیل ارسال میکنید، مهم است که در انتها عبارتی خداحافظی داشته باشید و امضایی قرار دهید. اگر دارید یک ایمیل رسمی مینویسید، میتوانید از عباراتی مانند «با احترام» یا «با بهترین آرزوها» استفاده کنید. اما اگر این یک ایمیل غیررسمیتر است، «متشکرم» یا «بهترینها» کافی خواهد بود. امضای شما باید شامل نام کامل شما، سمت، شرکت یا سازمانتان و اطلاعات تماس مانند شماره تلفن شرکت و آدرس پست الکترونیکی باشد.
10. اجازه ندهید اشتباهات شما مانع نوشتن بهتر شود:
از اشتباه کردن نترسید؛ همه این کار را انجام میدهند! فقط ادامه دهید تمرین کنید و به زودی خواهید توانست مانند یک قهرمان نامه بنویسید! یادتان باشد اگر میخواهید یاد بگیرید چگونه نامههای حرفهای انگلیسی بنویسید، در آیلتس میکس ثبتنام کنید! تیم معلمان باتجربه ما همیشه آمادهاند تا در سفر یادگیری زبان انگلیسی شما کمک کنند!
به یاد داشته باشید هرچه بیشتر تمرین کنید بهتر خواهید شد! با دنبال کردن این نکات برای نوشتن یک ایمیل، اعتمادبهنفس بیشتری پیدا خواهید کرد و مهارت بیشتری در ارسال ایمیل به زبان انگلیسی خواهید داشت. پس برو جلو و امتحان کن!
سوالات متداول درباره نوشتن ایمیلهای انگلیسی
چگونه یک ایمیل خوب به زبان انگلیسی بنویسیم؟
برای نوشتن یک ایمیل خوب به زبان انگلیسی، مهم است که با یک سلام دوستانه شروع کنید، از زبان محترمانه استفاده کنید، ایدههای خود را به وضوح سازماندهی کنید، آن را ساده نگه دارید و با یک عبارت خداحافظی خوب پایان دهید.
چه نکاتی برای نوشتن یک ایمیل به زبان انگلیسی وجود دارد؟
نکات نوشتن یک ایمیل به زبان انگلیسی:
- از جملات و پاراگرافهای کوتاه استفاده کنید تا از سردرگمی خواننده جلوگیری شود.
- مطمئن شوید که موضوع ایمیل کوتاه و مختصر است.
- در نوشتار خود محترمانه و دوستانه باشید. با یک سلام شروع کنید و از عباراتی مانند “لطفاً” و “متشکرم” استفاده کنید.
- قبل از ارسال ایمیل، آن را به دقت بررسی کنید تا از اشتباهات املایی و گرامری جلوگیری کنید.
چگونه میتوانم ایمیل انگلیسی خود را حرفهایتر بنویسم؟
اگر میخواهید ایمیل انگلیسی شما حرفهایتر به نظر برسد، با سبک رسمی بنویسید، از گرامر و املای مناسب استفاده کنید و یک موضوع واضح و کوتاه که به درستی توضیح دهد ایمیل درباره چیست، شامل کنید.
در بدنه ایمیل انگلیسیام چه چیزی باید بنویسم؟
بدنه ایمیل شما باید دلیل نوشتن شما را توضیح دهد. اگر نیاز دارید چیزی درخواست کنید، در درخواست خود محترمانه و مشخص باشید. سازماندهی پیام نیز میتواند به فهم بهتر آن کمک کند.
اگر نام یا آدرس ایمیل شخص را نمیدانم چه باید بکنم؟
اگر نام شخص را نمیدانید، میتوانید فقط بگویید: “عزیز آقا/خانم” یا “به کسی که ممکن است مربوط باشد.” اگر از آدرس ایمیل آنها مطمئن نیستید، از شخص دیگری در سازمان خود یا سازمان آنها بپرسید.