جزوه آموزش نامه نگاری به زبان انگلیسی

اهمیت نگارش نامه‌های اداری و رسمی به انگلیسی

در دنیای مدرن امروز نامه‌های اداری و تجاری در موفقیت و یا عدم موفقیت سازمان‌ها و ارگان‌ها در برقراری ارتباط با سایرین نقش بسزایی دارد. متاسفانه از ابتدای دوران تحصیلی در هیچ یک از مقاطع اصولی همچون شیوه نگارش نامه‌های خصوصی و اداری و یا نحوه رزومه نویسی به انگلیسی آموزش داده نشده است؛ در نتیجه حتی در جوامع فارغ التحصیلان دانشگاهی و مدیران ارشد بازار کار ضعف نوشتاری به زبان انگلیسی دیده می‌شود. برای نوشتن یک نامه رسمی و اداری خوب و استاندارد به انگلیسی یا نیاز به یک متخصص در امور مربوط به نگارش است و یا باید در حد امکان آموزش در این زمینه داده شود تا با گزینش کلمات، جملات، ترکیب و تنظیم آن‌ها بتوان به بهترین نوع جمله رسید تا از غلط نوشتن و نامفهوم بودن جملات خودداری شود. برخلاف تصور عموم، نامه نگاری به انگلیسی کار سختی نیست و با آموزش و مطالعه درست می‌توان یک نامه اداری و رسمی خوب به انگلیسی نوشت. بی اعتنایی بعضی از مردم و حتی تحصیل کرده‌ها به فنون و اصول خوب نوشتن نمی‌تواند از اهمیت این‌ مقوله بکاهد، زیرا باید قبول کرد که نگارش صحیح در هر زمانی به عنوان یک نیاز اجتناب ناپذیر و ضروری برای همه افراد جامعه به ویژه افراد تحصیل کرده و مدیران ارشد می‌باشد. نامه‌ها همانند حافظه یک سازمان هستند و باعث می‌شوند که مسیر رویدادها، تصمیم‌ها و اقدام‌ها، ثبت و ضبط شود. پس باید همیشه در نگارش نامه به انگلیسی وسواس داشته باشید.

تعریف نامه اداری

به هر نوشته‌ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می‌شود.

• نامه اشخاص به سازمان‌ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه عمومی و پس از تشریفات ثبت، نامه اداری تلقی می‌شود.
• گاهی نامه‌های اداری نام واحدی که آن را تهیه کرده است به خود می‌گیرد. مثلا نوشته‌هایی که در واحد مالی سازمان تهیه می‌شود گاهی به نام نامه‌های مالی خوانده می‌شود. پس اگر با عناوینی مانند نامه‌های مالی، نامه‌های بازرگانی، نامه فنی، نامه‌های حقوقی، نامه‌های آموزشی و… برخورد کردید، منظور نوشته‌ای است که در آن واحد مربوطه تهیه شده است.
• نامه‌های اداری از لحاظ زمان اقدام به عادی، فوری، خیلی فوری و آنی طبقه بندی می‌شوند. 

آموزش نامه نگاری به انگلیسی

وقتی یک نامه می‌نویسید، سندی مکتوب ایجاد می‌کنید که بعدها نمی‌شود آن را انکار یا باز تفسیر کرد؛ برای همین مواردی وجود دارند که باید از نوشتن آن‌ها پرهیز کنید. در نامه نویسی انگلیسی، هرگز چیزی را ننویسید که به‌ طور شفاهی قادر به گفتن آن نیستید، مثلا اگر شکایتی دارید که نمی‌توانید آن را شفاهی بیان کنید، انتخاب نوشتن به جای گفتن مناسب نیست. ارکان نامه رسمی به انگلیسی شامل موارد زیر است:

• مرجع نامه
• دلیل نگارش نامه
• متن نامه
• پایان نامه
• راه ارتباطی برای گیرنده

نامه نگاری تجاری به انگلیسی

رعایت اصول حرفه‌ای در برقراری ارتباطات برای ایجاد روابط تجاری هرچه بهتر در میان شرکت‌های بازرگانی همیشه از موارد پر اهمیت بوده است که رعایت این اصول موجب افزایش داد و ستد کالاها، بیشتر شدن روابط و در نتیجه پیشرفت شرکت‌ها می‌شود. از این رو رعایت اصول نامه نویسی تجاری به انگلیسی از اهمیت بالایی برخوردار است. ما برای شما برخی از اصطلاحات نامه نگاری تجاری به زبان انگلیسی را آماده کرده‌ایم که به شرح زیر است:

(سلام و تعارفات اول نامه: Salutation)

• Dear Mr Brown
• Dear Sir or Madam
• Gentlemen

(شروع نامه: Starting)

• We are writing to inform you that … to confirm … to request … to enquire about…
• I would be interested in (obtaining/receiving)…
• I am writing to tell you about…

(درخواست کردن: Making Request)

• Would you like us to…
• Our company would be pleased to…
• We are quite willing to…

(پیشنهاد دادن: Offering)

• I am delighted to inform you that…
• You will be pleased to learn that…
• We are pleased to announce that…

(سفارشات: Orders)

• Please confirm receipt of our order.
• It will take about (three) weeks to process your order.
• Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.

(قیمت‌ها: Prices)

• We can make you a firm offer of…
• Please send us your price list.
• You will find enclosed our most recent catalogue and price list.

(اعتراض و شکایت: Complaining)

• I am writing to complain about…
• I am writing to express my dissatisfaction with…
• I would like to query the transport charges which seem unusually high.

(ضمیمه کردن اسناد: Enclosing Documents)

• You will find enclosed…
• I am enclosing…
• Please find enclosed…

(ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده: Referring to Future Business)

• We would be (very) pleased to do business with your company.
• We look forward to a successful working relationship in the future

(تمام کردن نامه‌های تجاری: Ending Business Letters)

• Sincerely,          }
• Regards,       (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)
• Sincerely yours, }

جزوه اصول نامه‌ نگاری به زبان انگلیسی

با توجه به اهمیت نوشتن صحیح نامه‌های رسمی و اداری به انگلیسی در دنیای امروزه و به ویژه میزان ارتباطات و مکاتبات با کشورهای خارجی، شرکت‌ها و دانشگاه‌های بین المللی، آکادمی آیلتس میکس برای کمک به همه شما عزیزان جهت رسیدن به اهداف‌تان و یادگیری صحیح اصول نگارشی، جزوه اصطلاحات رایج نامه‌های اداری به زبان انگلیسی و آموزش اصول نامه نویسی و اصطلاحات رایج در نامه نگاری انگلیسی را برای شما آماده کرده است. با کمک این جزوه، قواعد نامه نگاری به زبان انگلیسی را یاد گرفته و می‌توانید نامه‌ای رسمی و اداری بنویسید و قادر خواهید بود تمام مطالبات خود را از شخص یا سازمان مذکور به بهترین نحو درخواست کنید تا سریع‌ترین و مطلوب‌ترین نتیجه را دریافت نمایید. در جزوه اصطلاحات رایج نامه‌های اداری به انگلیسی، تمام نکات لازم جهت نگارش نامه‌های رسمی و اداری به زبان انگلیسی ارائه خواهد شد. این جزوه مناسب تمام کارمندان روابط عمومی، مدیران شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی، تاجران موفق و همچنین دانشجویان و اساتید است. به بیان دیگر این دوره مناسب تمامی افرادی است که در ارتباط با کار و زندگی روزانه خود نیازمند مکاتبه اداری به صورت انگلیسی هستند. گردآورنده این جزوه استاد محمد جواد مردان با بیش از 12 سال سابقه تدریس حرفه‌ای در حیطه زبان انگلیسی است. همچنین ایشان مدرس دوره‌های تخصصی نامه نگاری اداری به انگلیسی، نگارش سوابق کاری و تحصیلی در سازمان بین المللی نیکو نیز می‌باشند.

سرفصل‌های جزوه نامه نگاری به انگلیسی

جزوه نامه نگاری به انگلیسی آکادمی آیلتس میکس یکی از کامل‌ترین و بهترین جزوات در زمینه نامه نویسی به انگلیسی است که به طور کامل اصول نامه نگاری اداری و رسمی و اصطلاحات رایج در نامه نگاری انگلیسی را به شما آموزش می‌دهد. سرفصل‌های این جزوه به شرح زیر است:

• ویژگی‌های ظاهری نامه‌های اداری به انگلیسی
• نکات کلی نامه نویسی به زبان انگلیسی
• اجزای اصلی یک نامه اداری به انگلیسی
• مخاطب یا گیرنده نامه
• اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه‌های اداری به زبان انگلیسی
• موضوع نامه
• توضیحات کلی درباره متن و محتوای اصلی نامه
• نکات کلی جهت نگارش متن
• نتیجه گیری
• امضا
• رونوشت نامه‌های اداری
• برخی اصطلاحات رایج در نامه‌های اداری به زبان انگلیسی